بررسي مسايل و مشكلات ايجاد و بكارگيري سيستم هاي اطلاعات مديريت(MIS) در كشور (با تمركز بر موانع انساني در سازمانهاي دولتي)

چكيده

1- مقدمه

يكي از نامهاي دوره كنوني زندگي بشر، عصر اطلاعات و يا عصر اطلاعات و ارتباطات  است. علت اين نامگذاري در واقع به خاطر توجه بسيار زياد و فعاليتهاي گسترده اي است كه در اين دوران در زمينه جمع آوري، پردازش و انتقال اطلاعات انجام گرفته و مي گيرد.درعصر حاضر ، مديران نياز پيدا كرده اند كه اطلاعات  مربوط به اموري را كه با آن سروكار دارند بشناسند، گردآوري و تحليل كنند، سازمان بدهند و با مراعات سه عامل مهم سرعت، دقت و هزينه كه در همه فعاليتهاي سازمانهاي عصر حاضر بدون استثناء ديده مي شود، آنرا مبادله كنند.وضعيت يا مشكلات مربوط به موضوعي كه مي خواهد درباره آن تصميم گيري نمايد، آگاه باشد.اگر تعريف مديريت تصميم گيري در نظرگرفته شود، آنگاه برخي از صاحب نظران معتقدند كه يك تصميم خوب، تصميمي است كه 80 تا 90 درصد متكي به اطلاعات و 10 تا 20 درصد متكي به مهارت، توان و تجربه مدير باشد. بدين ترتيب ارزش و اهميت اطلاعات مشخص مي گردد. يعني اگر به مدير اطلاعات غلط و نامربوط داده شود، تصميمات او به طور قطع داراي اشتباه خواهد بود. ولي اگر به مدير اطلاعات صحيح و مربوط داده شود، تصميمات او به طور قطعي نه، ولي به احتمال زياد داراي صحت و تناسب لازم براي سازمان، خواهد بود، البته به شرط آنكه توان تصميم گيري و بكارگيري اطلاعات در مدير وجود داشته باشد.اطلاعات درون هر سيستم در هر لحظه از زمان داراي ساختي است كه دانش و آگاهي آن سيستم را تشكيل مي دهد. اين دانش به طور تدريجي و در طول زمان از طريق جذب پاره هاي مختلف اطلاعات يا داده و تبديل آن به اطلاعات پديد آمده است. اگر سيستم پيوسته از محيط پيرامون خود اطلاعات كسب كند، دانش آن پيوسته درحال افزايش و گسترش بوده و از حالت بسيط و ساده به حالت پيچيده و متنوع تغيير مي نمايد. [1‍]

رمز موفقيت  هر مدير ونظام مديريت در هر سازمان اين است كه بتواند گام به گام داده هاي جديد را با دانش پيشين سازمان پيوند دهد و مقدمات دريافت و آماده سازي اطلاعات نوين را فراهم آورد. بكوشد تا به فراخور وضع سازمان و با توجه به مراتب مختلف زيرمجموعه آن سازمان، توان دريافت اطلاعات جديد را در سازمان بالا ببرد . دقت نمايد كه از يك طرف، سازمان با هجوم داده هاي جديد، در حالي كه آمادگي درك يا پذيرش آنها را ندارد، مواجه نشود و از طرف ديگر، بين پيش داشته ها و يافته هاي جديد ، شكاف عميقي به وجود نيايد. چرا كه اگر جز اين شود، نظام مديريت نه تنها به دليل حضور حلقه هاي مفقوده فراوان، قادر به پيوند اطلاعات جديد بر پيكر سازمان نخواهد بود بلكه به لحاظ بيگانگي سازمان با اطلاعات جديد ، توان هرگونه تصميم گيري صحيح براي پيشرفت و توسعه را نيز از دست خواهد داد.فقر و ضعف اطلاعات موجب مي شود كه مديريت سازمان نه تنها تصوير درست و كاملي از آينده نداشته باشد، بلكه حتي نتواند  نقاط  قوت وضعف وضع گذشته و موجود سازمان را درست و كامل بشناسد. در نتيجه نه مي تواند هدف گذاري صحيح بكند و نه قادر است فعاليتهاي مناسبي را براي سازمان طراحي نمايد و پيرو اين امر از منابع سازمان استفاده بهينه نخواهد كرد.لذا مي توان يكي از عمده ترين دلايل عدم كارآيي و عدم موفقيت سازمانها را تصميم گيري ضعيف يا غلط يابي موقع مديريت سازمان به علت عدم وجود اطلاعات كافي و مناسب دانست و اين مي تواند به دليل اهميت كافي قايل نشدن براي اطلاعات، تأمين نكردن زيربناهاي مناسب، و ضعف در توليد ، سازماندهي، ذخيره سازي و اشاعه اطلاعات مناسب، دقيق، صحيح، قابل اعتماد ، به هنگام و كامل باشد.

اداره امور سازمانها به شيوه اي كارآمد، به ويژه در دنياي پيچيده امروز، مستلزم جمع آوري و پردازش انبوهي از اطلاعات گوناگون است كه با آهنگي سريع در حال رشد است. كميت و كيفيت اطلاعات مورد نياز سازمان و مديريت آن، در فرآيند تصميم گيري به عوامل متعددي بستگي دارد و ليكن ويژگيهاي خود اطلاعات همچون دقت، صحت، تازگي ، تكرار، خلاصه بودن، جامع و كامل بودن، مناسب بودن و قابل اعتماد بودن و .... عوامل مهمي هستند كه شدت و ضعف آنها متأثر از تفاوت وظايف در سطوح مختلف مديريت و همچنين تفاوت عمليات اجرايي ونوع سازمان مي باشد. [1]روشن است كه برنامه ريزي و كنترل از يكديگر تفكيك ناپذيرند. براي تحقق فرايند برنامه ريزي و كنترل اجراي برنامه در هر سازمان ، مي بايد داده هاي متنوعي را از درون و بيرون سازمان گردآوري و از طريق مجاري ارتباطي و ارتباطات مناسب به سيستمي كه پردازش اطلاعات را انجام مي دهد، منتقل نمود. پردازش اطلاعات نيزبايستي به گونه اي باشد كه سيستم بتواند اطلاعات ضروري ، به